การออกแบบโมเดลเก็บข้อมูลธุรกรรมการค้าเหมือนนักบัญชี

สวัสดีครับผม

ก็พอมีเวลาว่างมาเขียนแชร์กันอีก จริงๆอยากเขียนความรู้นี้มานานแล้ว แต่ไปสนใจเรื่องอื่นก่อน เพราะผมคิดว่า ความรู้เรื่องหลักการบันทึกบัญชีนี้ สำคัญมากต่อการออกแบบ Data(Domain) Models หรือ โครงสร้างข้อมูลสำหรับเก็บธุรกรรมที่เกิดจากกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในโมเดลธุรกิจทุกชนิดเลยทีเดียว

การบัญชี คือ การจัดการส่วนของกระบวนการจดบันทึกรายการค้า (Entry)

การบัญชีมีสิ่งที่ต้องจัดการ ได้แก่ วิธีการบันทึกรายการค้า, การจัดหมวดหมู่รายการค้า, การสรุปรายงานรายการค้า และการวิเคราะห์รายการค้า

ผมคิดว่า ถ้าเราออกแบบส่วนโครงสร้างข้อมูลโดยใช้หลักการบัญชีออกแบบ Data Model เพื่อเก็บข้อมูลรายการค้า หรือธุรกรรมทางการค้าต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งหมดในระบบซอฟแวร์ที่เราพัฒนาขึ้น เราจะสามารถเก็บข้อมูลทุกๆธุรกรรมที่เกิดขึ้นได้จากโมเดลธุรกิจที่เราพัฒนาอยู่ได้ ถูกต้อง แบบไม่มีหลุดเลย ดูตัวอย่างที่ผมจะนำเสนอ ต่อไปนี้ครับ

ผมจะขออธิบายสมการบัญชีก่อน เพราะ สำคัญต่อการออกแบบ Data Model เพื่อเก็บบันทึกรายการค้าแบบระบบคู่ ต่อไป

สมการบัญชี หรือที่เรียกว่า สมการงบดุล (The balance sheet equation) เป็น สมการหลักสำหรับบันทึกรายการค้าที่เรียกว่า ระบบบันทึกรายการค้าแบบคู่ คือ แต่ละธุรกรรมการค้า จะถูกบันทึก สองด้านคือ debit และ credit โดยที่ debit เท่ากับ credit เสมอ สมการบัญชี เขียนแบบนี้ครับ

สินทรัพย์ (Assets) = หนี้สิน (Liabilities) + ส่วนของเจ้าของ (Owner’s/Stockholder’s Equity, Capital)

Owner’s Equity = Contributed Capital + Retained Earnings

Retained Earnings = Net Income – Dividends

และ

Net Income = Income − Expenses

Capital ในทางเศรษฐศาสตร์ คือ สินค้าที่แท้จริง ไม่ใช่ เงิน หรือ หุ้น หรือ สินทรัพย์ทางการเงินต่างๆ เช่น สินค้า (Goods) และ สิทธิการได้รับบริการ (Eligibility Services) ที่มีประโยชน์ส่งเสริมการผลิต หรือบริการในโมเดลธุรกิจ คือถ้าเป็นเงิน ก็ต้องเปลี่ยนให้เป็น สินค้า หรือบริการก่อน ก็จะเป็น Capital

Contributed Capital คือ ทรัพย์สินที่สนับสนุนธุรกรรมทางการค้า

Retained Earnings คือ ส่วนรายได้ที่สำรองไว้

Dividends คือ ส่วนที่กันไว้ปันผล

Net Income คือ รายได้ ลบ รายจ่าย ที่เกิดขึ้น จากการค้า

ในหลักการบันทึกบัญชี เขาจะบันทึกโดยเปลี่ยนเป็นหน่วยเงินตรา สกุลเดียวกันทั้งหมดก่อนบันทึกเสมอ

ตัวอย่าง การบันทึกรายการค้าแบบง่าย

หมายเลขธุรกรรม	สินทรัพย์	หนี้สิน	ส่วนของเจ้าของ	รายการค้า
1	+1000		+1000	เจ้าของกิจการ ซื้อหุ้นด้วยเงินสด 1000 บาท
2	+200	+200		ซื้อสินทรัพย์ ด้วยการกู้ยืมเงิน 200 บาท
3	-500	-500		ขายสินทรัพย์ 500 บาท ได้เงินสด แล้วจ่ายหนี้
4	+1000	+600	+400	ซื้อสินทรัพย์ ด้วยทุนส่วนตัว 400 และ กู้ยืม 600
5	+300		+300	รับเงินจากธุรกิจ 300
6	-200		-200	จ่ายค่าเช่าทุก 200
7		+400	-400	มีการจ่าย แต่บันทึกรายการจ่ายไว้ก่อน
8	-500	-500		จ่ายหนี้ด้วยทุกตัวเอง

ต่อไปนี้ เป็นการใช้ การบันทึกโดยใช้ระบบธุรกรรมคู่ ที่มีประจุเป็น debit และ credit จะไม่ใช้สัญลักษณ์ +, –

#1 เจ้าของกิจการ ซื้อหุ้นด้วยเงินสด 1000 บาท

หุ้น เป็นสินทรัพย์ ชนิดหนึ่ง

เงินสด ก็เป็น สินทรัพย์ ชนิดหนึ่ง เหมือนกัน

เนื่องจาก ธุรกรรมการค้านี้ ไม่มี บัญชี เงินสด จึงบันทึกใน บัญชีทุนส่วนของเจ้าของไว้ ดังนั้น จะบันทึกบัญชี แบบนี้

Debit บัญชีหุ้น 1000 บาท

Credit บัญชีส่วนของเจ้าของ 1000 บาท

จะเห็นว่า การบันทึกรายการค้าครั้งนี้ ถูกต้อง เพราะ บัญชีหุ้น = บัญชีส่วนของเจ้าของ หรือ Debit เท่ากับ Credit

รายการค้า	Debit	Credit
#1 เจ้าของกิจการ ซื้อหุ้นด้วยเงินสด 1000 บาท
บัญชีหุ้น	1000
บัญชีส่วนของเจ้าของ		1000

ถ้ากรณี ส่วนของเจ้าของ มีบัญชีเงินสด อยู่แล้ว เกิดจาก รายการเปิดบัญชี (Opening Entry) เราจะต้องบันทึกรายการค้า ตามจริงแบบนี้

รายการค้า	Debit	Credit
#1 เจ้าของกิจการ ซื้อหุ้นด้วยเงินสด 1000 บาท
บัญชีเงินสด	1000
บัญชีส่วนของเจ้าของ		1000
บัญชีหุ้น	1000
บัญชีเงินสด		1000

นำรายการมาบันทึก แยกประเภทบัญชี ได้แบบนี้

Code 101: บัญชีเงินสด

	Debit	Credit
เจ้าของนำเงินสดมาลงทุน	1000
ซื้อหุ้น		1000

Code 111: บัญชีหุ้น

	Debit	Credit
ซื้อหุ้น	1000

Code 301: บัญชีส่วนของเจ้าของ

	Debit	Credit
นำเงินสดมาลงทุน		1000

เมื่อนำ บัญชีแยกประเภทมาหาดุล โดยเอา ด้าน Debit ลบ Credit แล้วถ้ามีค่าเป็น + ให้เป็นดุลด้าน Debit และ ถ้าเป็น – ให้ไว้ดุลด้าน Credit เราจะได้

บัญชีเงินสด เท่ากับ 0

บัญชีหุ้น เท่ากับ +1000 และ

บัญชีส่วนของเจ้าของ เท่ากับ -1000

ซึ่งจะเห็นว่า Debit เท่ากับ Credit การบันทึกบัญชีนี้ จึงถูกต้อง

เมื่อนำแนวคิดการบันทึกแบบนักบัญชีมาออกแบบ Data Model สำหรับ ใช้เก็บข้อมูลลงฐานข้อมูล ก็จะได้ออกมาแบบนี้ครับ (ดูภาพ Accounting Data Model)

Entry (#ID, Amount, Currency, EntryType, BookedDate, Description)

Account (#ID, Code, AccountType, EffectiveFrom, EffectiveTo)

AccountingTransaction(#EntryID, #AccountID, TransactionCode)

เมื่อนำตัวอย่างซื้อหุ้น มาบันทึกโดยใช้โครงสร้าง Data Model ที่ออกแบบไว้ข้างต้น ผลลัพธ์จะออกมาเป็นรูปแบบนี้ครับ

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
IV-1	1	101	Assets	1	1000	Debit	เจ้าของนำเงินสดมาลงทุน
IV-1	1	101	Assets	2	1000	Credit	ซื้อหุ้น
IV-1	2	102	Assets	3	1000	Debit	ซื้อหุ้น
IV-1	3	301	Equity	4	1000	Credit	นำเงินสดมาลงทุน

โดย เราสามารถกำหนดกฏตรวจสอบ การบันทึกรายการค้า ด้วยเงื่อนไงนี้

[ Sum of Debit (Amount) = Sum of Credit (Amount) ]

ตัวอย่าง 2: ธุรกิจซื้อสินค้ามาเพื่อขาย จำนวน 10 ชิ้น รวมเป็นเงินทั้งหมด 10000 บาท โดยกู้เงินมาซื้อ

ตัวอย่างนี้ กระทบ บัญชีหนี้ (201) และ บัญชีสินค้าคงเหลือ (121)

Code 121: บัญชีสินค้าคงเหลือ

	Debit	Credit
ซื้อสินค้า 10 ชิ้น	10000

Code 201: บัญชีเจ้าหนี้

	Debit	Credit
กู้ยืมซื้อสินค้า		10000

เมื่อเก็บลง Data Model จะได้แบบนี้

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
IV-2	4	121	Assets	5	10000	Debit	ซื้อสินค้า 10 ชิ้น
IV-2	5	201	Liabilities	6	10000	Credit	กู้ยืมซื้อสินค้า

ตัวอย่างที่ 3: จากตัวอย่างที่ 2 มีการขายสินค้า จำนวน 2 ชิ้น

ได้ เป็นเงินสด โดยที่ตั้งขายไว้ ชิ้นละ 1500 บาท บัญชีที่กระทบ มีดังนี้ บัญชีรายรับ (311), บัญชีเงินสด (101), บัญชีต้นทุนสินค้า (321), บัญชีสินค้าคงเหลือ (121)

Code 101: บัญชีเงินสด

	Debit	Credit
ขายสินค้า 2 ชิ้น	3000

Code 311: บัญชีรายรับ

	Debit	Credit
ขายสินค้า 2 ชิ้น		3000

Code 321: บัญชีต้นทุนสินค้า/บริการ

	Debit	Credit
ขายสินค้า 2 ชิ้น	2000

Code 121: บัญชีสินค้าคงเหลือ

	Debit	Credit
ขายสินค้า 2 ชิ้น		2000

ข้อมูลเก็บลง Data Model จะมีลักษณะแบบนี้

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
REV-1	1	101	Assets	7	3000	Debit	เงินสดรับ
REV-1	6	311	Equity	8	3000	Credit	ขายสินค้าได้ 2 ชิ้น
REV-1	7	321	Equity	9	2000	Debit	ต้นทุนสินค้า 2 ชิ้น
REV-1	4	121	Assets	10	2000	Credit	ต้นทุนสินค้า 2 ชิ้น

ตัวอย่างที่ 4: ลูกค้าซื้อสินค้า 3 ชิ้น ราคา 4500 บาท มีค่าขนส่งอีก 100 บาท ผ่านออนไลย์ ชำระผ่านบัตรเครดิต

บัญชีที่กระทบ บัญชีรายรับ (311), บัญชีลูกหนี้ (111), บัญชีต้นทุนสินค้า (321), บัญชีสินค้าคงเหลือ (121), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

Code 111: บัญชีลูกหนี้

	Debit	Credit
ขายสินค้า 3 ชิ้น บวก ค่าขนส่ง	4600

Code 311: บัญชีรายรับ

	Debit	Credit
ขายสินค้า 3 ชิ้น		4500
ค่าขนส่ง		100

Code 321: บัญชีต้นทุนสินค้า

	Debit	Credit
ขายสินค้า 3 ชิ้น	3000
ค่าขนส่ง	100

Code 121: บัญชีสินค้าคงเหลือ

	Debit	Credit
ขายสินค้า 3 ชิ้น		3000

Code 201: บัญชีเจ้าหนี้

	Debit	Credit
ค่าขนส่ง		100

ข้อมูลเก็บลง Data Model จะมีลักษณะแบบนี้

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
REV-2	1	111	Assets	11	4600	Debit	ขายสินค้า 3 ชิ้น บวก ค่าขนส่ง
REV-2	6	311	Equity	12	4500	Credit	ขายสินค้า 3 ชิ้น
REV-2	6	311	Equity	13	100	Credit	ค่าขนส่ง
REV-2	7	321	Equity	14	3000	Debit	ขายสินค้า 3 ชิ้น
REV-2	7	321	Equity	15	100	Debit	ค่าขนส่ง
REV-2	4	121	Assets	16	3000	Credit	ขายสินค้า 3 ชิ้น
REV-2	5	201	Equity	17	100	Credit	ค่าขนส่ง

มีธุรกรรมขายสินค้ามา พอสมควรแล้ว ลองสร้างรายงานจาก Data Model ของเราดูครับ ข้างล่างนี้เป็นตัวอย่าง สรุปรายงานขาย

มูลค่าขายรวม: 7600 บาท

ต้นทุนขายรวม: 5100 บาท

กำไรสุัทธิ: 2500 บาท

ตัวอย่างข้างต้นเป็นโมเดลธุรกิจแบบซื้อของมาขาย เพื่อให้เข้าใจการนำหลักการบันทึกบัญชีมากขึ้น ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของธุรกรรมการค้าของโมเดลธุรกิจธนาคาร

ตัวอย่าง 5: ลูกค้านำเงินสดมาฝาก 100000 บาท

บัญชีที่กระทบ บัญชีเงินสด (101), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
DEP-1	1	101	Assets	18	100000	Debit	ฝากเงิน
DEP-1	5	201	Liabilities	19	100000	Credit	ฝากเงิน

ตัวอย่าง 6: ธนาคารปล่อยกู้ให้ลูกค้าจำนวน 100000 บาท โอนเงินเข้าบัญชีลูกค้า

บัญชีที่กระทบ บัญชีลูกหนี้ (111), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
LON-1	8	111	Assets	20	100000	Debit	กู้เงิน
LON-1	5	201	Liabilities	21	100000	Credit	โอนเงินเข้าบัญชี

ตัวอย่าง 7: ธนาคารจ่ายดอกเบี้ยเงินฝากประจำเดือน 1 จำนวน 1000 บาท ตัดผ่านระบบ

บัญชีที่กระทบ บัญชีต้นทุนสินค้า/บริการ (321), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
INT-1	7	321	Equity	22	1000	Debit	ดอกเบี้ยเงินฝาก
INT-1	5	201	Liabilities	23	1000	Credit	ดอกเบี้ยเงินฝาก

ตัวอย่าง 8: ธนาคารรับชำระเงินจากลูกค้าเงินกู้งวดที่ 1 คิดเป็นเงินต้น 8000 บาท และดอกเบี้ย 2000 บาท ด้วยเงินสด

บัญชีที่กระทบ บัญชีเงินสด (101), บัญชีลูกหนี้ (111), บัญชีรายรับ (311), บัญชีต้นทุนสินค้า/บริการ (321)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
RELON-1	1	101	Assets	24	10000	Debit	ชำระเงินกู้งวด 1
RELON-1	6	311	Equity	25	8000	Credit	เงินต้น
RELON-1	6	311	Equity	26	2000	Credit	ดอกเบี้ย
RELON-1	7	321	Equity	27	8000	Debit	หักยอดลูกหนี้
RELON-1	8	111	Assets	28	8000	Credit	หักยอดลูกหนี้

อธิบาย: รายการค้าที่ 24 รับชำระมาเป็นเงินสด 10000 จึง Debit บัญชีเงินสด โดย แยกรับเป็น เงินต้น 8000 และ ดอกเบี้ย 2000 ดังนั้นจึงต้อง Credit ที่ บัญชีรายรับ ของรายการค้าที่ 25, 26 ส่วนรายการค้าที่ 27 และ 28 เป็นปรับลดยอดลูกหนี้ อีก 8000 สำหรับลูกค้าคนนี้

แถมให้อีกโมเดลก็แล้วกัน ตัวอย่างต่อไปนี้เป็น ธุรกรรมการค้าของโมเดลธุรกิจประกันภัย

ตัวอย่าง 9: ลูกค้ามาซื้อกรมธรรม์ประกันภัย จ่ายเบี้ยมูลค่า 1000 บาท ด้วยเงินสด คุ้มครองทุกเรื่องเป็นระยะเวลา 1 เดือน ด้วยทุนเอาประกันจำกัดไว้ที่ 100000 บาท

บัญชีที่กระทบ บัญชีเงินสด (101), บัญชีรายรับ (311), บัญชีสินค้า/บริการ คงเหลือ (121), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
SPOLI-1	1	101	Assets	29	1000	Debit	ขายกรมธรรม์ประกันภัย
SPOLI -1	6	311	Equity	30	1000	Credit	ขายกรมธรรม์ประกันภัย
SPOLI -1	4	121	Assets	31	100000	Debit	กรมธรรม์ประกันภัย
SPOLI -1	5	201	Liabilities	32	100000	Credit	ทุนเอาประกัน

อธิบาย: รายการค้าที่ 29 รับเงินสดเข้ามา จึง Debit บัญชีเงินสด ไป 1000 เนื่องจากเป็นรายการขาย เป็นรายรับ จึงต้อง Credit บัญชีรายรับด้วย อีก 1000 สำหรับรายการค้าที่ 31, 32 เป็นการสร้างสิทธ์ ซึ่งเป็นสัญญากรมธรรม์ประกันภัย ว่าจะคุ้มครอง (Coverage) ด้วยเหตุใดๆแล้วแต่ตกลง ด้วยทุนเอาประกัน หรือ สามารถเรียกร้องค่าเสียหายได้สูงสุด ไม่เกิน 100000 ในระยะเวลา 1 เดือน สำหรับตัวข้อมูลระยะเวาลนี้ จะเก็บไว้ใน Data Model สำหรับ กรมธรรม์ประกันภัย (Policy) จะไม่แสดงให้ดู

ตัวอย่าง 10: ลูกค้าเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน (Claim) ด้วยค่าเสียหาย 500 บาท จ่ายเงินสด

บัญชีที่กระทบ บัญชีต้นทุนสินค้า/บริการ (321), บัญชีเงินสด (101), บัญชีสินค้า/บริการ คงเหลือ (121), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
CLM-1	7	321	Equity	33	500	Debit	เรียกร้องค่าสินไหมทดแทน
CLM-1	1	101	Assets	34	500	Credit	เรียกร้องค่าสินไหมทดแทน
CLM-1	5	201	Liabilities	35	500	Debit	คุ้มครอง
CLM-1	4	121	Assets	36	500	Credit	คุ้มครอง

ตัวอย่าง 11: กรมธรรม์ประกันภัยหมดเวลาคุ้มครอง ใช้ทุนไป 500 เหลือทุนเอาประกันที่หมดเวลา 99500

บัญชีที่กระทบ บัญชีสินค้า/บริการ คงเหลือ (121), บัญชีเจ้าหนี้ (201)

TransactionCode	Account ID	Code	AccountType	EntryID	Amount	EntryType	Description
EPOLI-1	7	321	Equity	37	99500	Debit	สิ้นสุดความคุ้มครอง
EPOLI-1	1	101	Assets	38	99500	Credit	สิ้นสุดความคุ้มครอง

Code แสดงไว้ที่นี่ครับ SourceCode

มันก็ดูยากพอสมควรนะครับผมคิดว่า ก็ไปศึกษาเพิ่มเติมในหลักการบัญชีเบื้องต้น แล้วนำไปออกแบบระบบดูนะครับ มันมีประโยชน์มาก ถึงแม้ว่าจะยาก แต่มันก็คุ้ม และจบปัญหาต่างๆได้แน่นอนครับ

อ่านเพิ่มเติม

“Think like Accountant, Do like Programmer”

ขอบคุณครับ

#:P

#accounting, #data-model, #ddd, #domain-model